こんにちは、モルモル（@morumorublog）です。
新型コロナウイルスの影響により、テレワーク（在宅勤務）を導入した職場、会社が増えました。
この状況になって、初めて導入した職場も多いのではないでしょうか。
テレワークにも様々なメリットがある一方で、初めて体験した人のなかには、うまく適応できず不満が生じている場合もあるようです。
その中でも、「対面よりもコミュニケーションが難しい」という不満が多くを占めていることが、アンケート結果から明らかになっているようです。
アンケートで浮き彫りになったテレワークの課題：1位は「コミュニケーションが難しい」45.9%、2位「ハンコの押印が必要で承認・決裁が取りにくい」28.8%｜ペーパーロジックのプレスリリースより引用
テレワークの場合、これまで対面での会話で済んでいたことも全て、別の手段で対応する必要があります。
主には、メール、電話、ビデオ会議（Zoomなど）がメインの連絡ツールです。
その中で、テレワークにおいて最も使用頻度が高いのは "メール" ではないでしょうか。
電話は緊急性の高い事項の連絡、ビデオ会議は会議体で用いることを考えると、使用頻度はメールに比べると落ちるのではないかと思います。
ですので、メール連絡をいかに効率的に行えるかが、テレワークの業務進捗に直結すると言っても過言ではないと思います。
そこで本記事では、現在テレワークで働いている私が実践している「テレワークでのメール連絡の効率を上げる考え方と4つの方法」を紹介します。
メール連絡の基本は「一発で仕留めること」
メールという言葉を耳にすると、相手と何度かメールを往復して、意思疎通を図ることをイメージするかと思います。
プライベートで考えてみると、仲の良い人であれば、いつまででも連絡の往復ができてしまうものですよね。
しかし、ビジネスにおいては必要最低限の労力で結果を出すことが求められるので、連絡手段であるメールにおいても、効率性を重視する必要があります。
そのうえでは、メールを何度も往復させるのではなく、少ない回数で意思疎通を行うことが効率的です。
メールは相手がいつ見るか、いつ返信をくれるか予測できないため、往復回数が増えれば増えるほど、予期せぬ時間を要してしまうリスクがあります。
つまり、可能な限り「一発で仕留める」メール連絡が好ましいということです。
私自身、テレワークでのメール連絡に不便さを感じておりましたが、上記の考え方を踏まえたいくつかの工夫を実践することで、不便さは多少改善されました。
メール連絡の効率を上げる4つの方法
自分の意図を丁寧に記載する
メール連絡のシティエーションはいくつかあります。
◉ 相手と意見交換したい時
◉ 資料やデータを共有したい時
◉ 定期的な連絡（返信不要）
メール連絡の効率性に大きく影響を与えるのは、「相手と意見交換したいとき」です。
理由は、送り手のメール内容によって、相手の返答の仕方が千差万別となり、メールの往復回数に直結するからです。
例えば、以下のようなメールのやり取りがあったとします。
【 私 】
○○の仕事について連絡しました。
これにはどのような進め方があると思いますか？
【 相手 】
2通りの進め方があると思います。
××という進め方であれば、～～
□□という進め方であれば、～～
【 私 】
ありがとうございます。私も同じ意見です。
私は××のほうが良いと思いますが、相手さんはどう思いますか？
【 相手 】
私も××が良いと思います。
【 私 】
了解です。では××の方法で進めてみます。
一見普通に見えますが、「私」が「相手」にメールをした意図を最初のメールに丁寧に記載することで、このように一発で仕留めることができます。
【 私 】
○○の仕事について連絡しました。
これには、××と□□の2通りの進め方があると思います。
私としては、××の方が良いと思うのですが、相手さんはどう思いますか？
【 相手 】
私も同意見です。××が良いと思います。
【 私 】
了解です。では××の方法で進めてみます。
これはあくまで極端な例にすぎませんが、相手と何かを意見交換したいとき、自分自身がどう考えているのかをしっかり提示しないと、相手も状況を理解できず、それを確認するためのメールを送る手間が生じてしまいます。
このように、相手にメールで何かを問いかける時は、メールをした意図と状況を丁寧に記載することで、効率的に意思疎通がなされ、メールの往復回数を軽減することができます。
先回りの行動を意識する
メールを続けていると、内容の流れから相手が欲していること、また追加で行わなければいけないことが生じる場合があると思います。
例えば、メールを続けていく中で、宛先外の特定の人も含めた方が良いと考えられたタイミング。
このとき、改めてメールを送りなおすのではなく、メールの途中からであっても "CC" に含めることで、情報共有が早まり、効率性が上がります。
CCに含めづらい場合は、 "BCC"に含めることでもよいと思います。
通常の状況であれば、突然CCで知らないメールが飛んできたら「何事だ？」と思うかもしれません。
しかし、慣れないテレワークという特殊な状況ですので、多少唐突感があっても、情報共有の優先度の方が高いのではないでしょうか。
一度内容を共有しておけば、その後に改めてメールを送った際の理解もスムーズとなり、メリットは大きいと思います。
その他にも、状況に応じて関連しそう情報は積極的に共有するなど、先回りの行動を実践することで、メールでの意思疎通の効率性は向上するものと思います。
内容の伝わりやすいメールタイトルにする
私の職場の人に少しインタビューしてみたところ、テレワークが導入されて以来、メールの送受信の数が格段に増えたという意見が出ました。
私自身も、テレワークになってからメール送受信数は通常の倍近くなっています。
それだけメール連絡がメインとなっているということだと思います。
そこで生じる課題としては、メールを確認する作業が煩雑になることが挙げられます。
つまり、重要な連絡なのかそうでないか、何を求めているメールなのかを素早く認識できないと、メール処理自体が負担になってしまうということです。
これを改善するために、１つ目に挙げた工夫「自分の意図を丁寧に記載する」に加えて、「内容が伝わりやすいメールタイトルにする」ことも効果的です。
例えば、タイトル冒頭に以下のような表現を使い分けると良いかもしれません。
◉ 重要なメール：【重要】【至急】【すぐにご対応ください】
◉ 意図を書く ：【ご意見ください】【資料作成依頼】
◉ 期限を書く ：【○月○日〆切】
例えば、「先日の会議について」というメールタイトルの場合、メール文を見ないと内容は想像もつきませんよね。
一方で「【重要・○月○日〆切】先日の会議について」というタイトルの場合、詳細な内容まではわからないものの、「重要」であり、「期限付きの何か」をこちらに要求していることは把握できます。
このように、メールタイトルを工夫するだけでも、メール確認作業という観点から効率化を図ることができます。
簡単な内容は「件名のみ」で済ませる
テレワークにおいては、メール連絡の頻度が増えます。
つまり、これまでは口頭で済ませてたような簡単な連絡であっても、メールを使う必要が出てくる場合があります。
例えば、業務開始・終了報告のような定期的な連絡が該当しますが、このような大したことのない簡単な内容については、「件名のみ」のメールであっても十分意図は伝わります。
本文を作るまでもない、一方通行の簡単な連絡の場合は、「件名のみ」で済ませることで、メール作成時間という観点から効率化を図ることができます。
一方で、件名のみのメールについて、"手抜きではないか" といったような、あまり良い印象を持たれないケースも耳にしたことがあります。
そのような意見がある以上、ケースバイケースで使い分ける必要がありますが、多くの人がテレワークに移行した現状を踏まえると、簡単な内容をいかに手軽に連絡できるかが重要なのではないでしょうか。
ですので、【○○を問題なく受領しました】【業務終了します。お疲れ様でした】といったような大したことない内容を、件名のみで気兼ねなくメールできるような風潮を作っていく必要があるのではないかと個人的には思っています。
まとめ メール連絡の効率化でテレワークを円滑に
本記事では、私が実践しているテレワークにおけるメール連絡の効率を上げる考え方と4つの方法について紹介しました。
いずれの方法も、冒頭で紹介した「一発で仕留める」という考え方が根本となっており、相手にいかに効率良く情報を伝達できるかが重要です。
不便な状況下で仕事をすることは本当にストレスであり、パフォーマンスにも影響するものです。
テレワークにおいて、「対面よりもコミュニケーションが難しい」という不満が多くを占めている状況に対して、本記事が少しでも有用なものになれば幸いです。
それでは！
